Правила учета документооборота

Документооборот

  • История делопроизводства
  • Инструкция по делопроизводству
  • Должностная инструкция
  • Адресат и адресование документа
  • Согласование документа
  • Организация работы с документами

    Организация работы с документами — организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

    Из определения видно, что одной из составляющих организации работы с документами является документооборот.

    Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборот.

    Организация движения документов — важная часть делопроизводственного процесса. Документооборот должен быть организован так, чтобы путь движения каждого документа был наиболее коротким, маршрут — прямым, время прохождения — минимальным. Главное правило организации документооборота заключается в оперативном движении документов по кратчайшему пути с минимальными затратами времени и труда.

    Организация документооборота должна быть направлена на то, чтобы:

  • Сократить пути прохождения документа. Только деловая необходимость должна влиять на его движение. Для этого необходимо тщательно продумать путь его прохождения.
  • Установить максимальное единообразие в последовательности прохождения и обработки конкретных видов документов. Выполнить это условие можно с помощью разработки схем прохождения конкретных видов документов.
  • Исключить возвратное движение документов (особенно при внешнем и внутреннем согласовании, доставке и регистрации).
  • Активно использовать средства оргтехники и новейших информационных технологий при передаче документов.
  • Выполнение названных условий позволяет достигнуть:

    • прямоточности направления документопотоков, т.е. исключения дублирующих действий при подготовке и обработке документов;
    • ритмичности, т.е. равномерного поступления документов и пропорциональной загруженности сотрудников организации.

    Объем документооборота выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

    Под объемом документооборота понимается количество подлинных экземпляров входящих, исходящих и внутренних документов и обращений граждан за определенный период. При подсчете объема документооборота считают также копии документов, изготовленных с помощью различных технических средств. Но их считают отдельно от подлинных документов. Результаты подсчета оформляются в виде сводки, справки данных об объеме документооборота. Их формы разрабатываются организацией. Например:

    В организации может устанавливаться любая периодичность подсчета документооборота: еженедельная, ежемесячная, ежеквартальная, ежегодная. Может проводиться как количественный, так и качественный анализ документооборота.

    Результаты, полученные при подсчете объема документооборота, используются при определении структуры и штатной численности делопроизводственной службы для анализа загруженности структурных подразделений и отдельных исполнителей.

    www.grandars.ru

    9.3. Основные правила организации документооборота в учреждении

    Документооборот — сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью орга­низации. Организация документооборота включает все опера­ции по приему, передаче, составлению, согласованию, офор­млению, удостоверению и отправке документов.

    Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получе­ния) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохож­дение документов по этому маршруту. Отсюда главное прави­ло организации документооборота — оперативное прохожде­ние документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Кроме того, при организа­ции движения документов необходимо выполнение следую­щих правил:

    • максимальное сокращение инстанций прохождения доку­ментов (за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обу­словленных деловой необходимостью);

    • исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке — регистрация и доставка, при их подготовке — визирование и согласова­ние и т.д.);

    • максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, ис­ходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

    Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства — специа­лизацию, возможность централизованного выполнения одно­родных технологических операций, эффективного использова­ния средств оргтехники и персонала.

    Кроме того, соблюдение этих правил позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет:

    • прямоточности направления документопотоков, исключе­ния дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;

    • ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорцио­нальной загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.

    Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров.

    К качественным характеристикам документооборота относятся:

    • характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);

    • маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов);

    • периодичность (стадии документооборота);

    Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей — потоков, обеспечивающих прямую и обрат­ную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

    Документопотоки различают по направлению и по отноше­нию к управленческому объекту. По направлению выде­ляют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руко­водящий орган власти и подчиненные ему учреждения и орга­низации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и фи­лиалы. Восходящие потоки — это входные документы, получае­мые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляе­мые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки — это до­кументы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

    По отношению к управленческому объ­екту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация по­ступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т.д.

    Входящий документопоток любой организации складывается из:

    • документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производ­ственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановле­ния, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и .рекомендации;

    • документов от подведомственных организаций, содержа­щих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток со­стоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социаль­ной, управленческой деятельности), инициативных док­ладных записок, писем, актов;

    • документов от несоподчиненных организаций, направляе­мых с целью согласования совместных действий или по­буждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (ин­формационные, рекламные, оферты, гарантийные, запро­сы и др.) и договоры, а также документы, сопровождаю­щие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);

    • обращений граждан — предложений, заявлений, жалоб.

    Исходящий документопоток состоит из документов, созда­ваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие пись­менные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направле­ниями деятельности организации и ее информационными за­просами. В исходящем документопотоке выделяется группа рас­порядительных документов (при условии, что организация име­ет подведомственные организации) и информационных (комму­никативных) — письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

    Внутренний документопоток составляют документы, созда­ваемые и используемые в самом аппарате управления, не выхо­дящие за его пределы. Происхождение этих документов совпа­дает со сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах од­ного учреждения, организации. К внутренним относятся орга­низационные документы, определяющие задачи, функции орга­низации в целом, а также ее структурных подразделений, ком­петенцию, права и обязанности должностных лиц, правила вы­полнения отдельных видов деятельности — положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функцию оперативного ре­гулирования деятельности учреждений выполняют распоряди­тельные документы, издаваемые руководством, — приказы, ука­зания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внут­реннего документопотока составляют протоколы и акты, плано­вые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т.д. В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю пере­писку между должностными лицами и структурными подраз­делениями, вместо нее должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры). Однако на практике внутренняя переписка широко распро­странена. Она оформляется докладными (служебными) и объ­яснительными записками, рапортами.

    Каждый документопоток имеет достаточно стабильный мар­шрут движения, который зависит от состава и содержания доку­ментов, степени регламентации функций руководителей и струк­турных подразделений, распределения обязанностей между руко­водителями и от принятой в организации технологии работы с документами. Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием.

    Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделе­ний, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно — наибольшая часть документов попадает руко­водству, которое, с одной стороны, испытывает информацион­ные перегрузки, а с другой, — получает значительное количест­во информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является по­терянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю.

    Маршрут движения входящих документов зависит и от при­нятой в учреждении технологии работы с документами. Напри­мер, процесс регистрации распадается на два этапа: внесение в регистрационные формы данных о полученном документе до его рассмотрения руководством и дополнение этих данных резолю­цией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и дру­гим после рассмотрения руководителем. Таким образом, техно­логия регистрации документов увеличивает время движения до­кумента от получения до исполнителя. Если в организации при­нято регистрировать документы повторно, т.е. на уровне струк­турных подразделений, то потери времени из-за нерациональ­ных остановок в движении документа еще более ощутимы.

    Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информа­ционные документы готовят специалисты в структурных подраз­делениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания до­кументов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.

    Наиболее нерегламентированными являются маршруты дви­жения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентиро­ванных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов.

    Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесо­образные, оптимальные маршруты движения документопотоков.

    Документооборот как движение следует отличать от объема документооборота, который выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период.* В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленные средствами оперативной поли­графии и оргтехники.

    www.bibliotekar.ru

    Правила организации конфиденциального документооборота

    Жизненный цикл документов, содержащих конфиденциальную информацию, в делопроизводстве начинается с момента поступления документа в организацию или с момента его создания и завершается уничтожением документа (проекта документа) или передачей документа на архивное хранение. Движение документов, содержащих конфиденциальную информацию (далее – КД), в организации на протяжении их жизненного цикла называется конфиденциальным документооборотом.

    Целью «открытого» документооборота является обеспечение своевременного исполнения документов или их использования. В отличие от «открытого» документооборота конфиденциальный документооборот имеет еще одну цель — защита документов от несанкционированного доступа и предотвращение утечки конфиденциальной информации. По этой причине конфиденциальный документооборот называют еще защищенным документооборотом. Защищенный документооборот — контролируемое движение конфиденциальных документов по регламентированным пунктам обработки в жестких условиях организационного и технологического обеспечения безопасности носителя информации и самой информации.

    Конфиденциальный документооборот: риски и угрозы

    КД в процессе документооборота подвергаются различным угрозам:

    — кража (хищение) документа или отдельных его частей, носителя чернового варианта документа (проекта документа) или рабочих записей;

    — несанкционированное копирование бумажных и электронных документов, запоминание текста документа;

    — тайное или разрешенное ознакомление сотрудника фирмы с документом и сообщение информации злоумышленнику;

    — подмена документов, носителей и их отдельных частей;

    — дистанционный просмотр документов и изображений на мониторе персонального компьютера с помощью технических средств;

    — случайное или умышленное уничтожение документов, несанкционированная модификация и искажение текста;

    — ошибочные (умышленные или случайные) действия персонала при работе с документами (нарушение разрешительной системы доступа, правил обращения с документами и др.);

    — случайное или умышленное уничтожение документов, несанкционированная модификация и искажение текста и др.

    Правила конфиденциального документооборота

    Конечно, для защиты КД от несанкционированного доступа и несанкционированного распространения недостаточно только мер, предпринимаемых в рамках конфиденциального документооборота, на это направлена вся система безопасности организации, но значительная часть предпринимаемых мер осуществляется именно в рамках конфиденциального документооборота.

    Рассмотрим наиболее важные правила конфиденциального документооборота.

    1. Централизация всех стадий, процедур и операций по обработке и хранению конфиденциальных документов. Это правило означает, что все операции по приему, отправке, обработке, хранению КД в организации осуществляются в подразделении (отделе, группе) конфиденциального делопроизводства или специально выделенным сотрудником подразделения общего делопроизводства. Типичной ошибкой в организации конфиденциального документооборота является его построение по аналогии с «открытым» документооборотом. Выражается это, в частности, в том, что специалист по конфиденциальному делопроизводству при обработке поступающих КД присваивает поступившему документу порядковый номер, фиксирует дату поступления, передает документ руководству, а затем в подразделение или сразу в подразделение, после чего вся ответственность за организацию работы с КД, отслеживание их перемещений в процессе исполнения ложится на сотрудника, организующего работу с документами в подразделениями. В этом случае у сотрудника, отвечающего за работу с КД в рамках всей организации, формируется не полный массив данных о перемещениях КД, он может проследить перемещения документа, в лучшем случае, до структурного подразделения.

    Такая ошибка, к сожалению, присуща многим организациям, работающим с КД, но не имеющим достаточных финансовых и организационных возможностей правильно организовать работу с ними или не придающими этому достаточного внимания.

    2. Пооперационный учет всех действий, совершаемых с КД, учет каждого факта «жизненного цикла» документа. Соблюдение этого правила необходимо для формирования такого массива данных о КД, который в любой момент времени может дать информацию о месте нахождения каждого КД, операциях, совершенных или совершаемых с ним. Можно сказать, что в конфиденциальном документообороте главное – это учет, как документов, так и всех действий, совершаемых с документом. Это правило серьезно отличает конфиденциальный документооборот от «открытого» документооборота, которое основывается на регистрации документов и отслеживании отдельных перемещений документа.

    3. Учет всех без исключения КД, включая копии КД. В конфиденциальном делопроизводстве не существует понятий «регистрируемые» и «нерегистрируемые» документы. Все КД, как поступающие, так и создаваемые в организации подлежат учету. Кроме того, следует иметь в виду, что в системе конфиденциального делопроизводства учету подлежат не только КД, но и проекты документов, носители информации, используемые для подготовки документов (листы бумаги, блокноты, магнитные и иные носители), пакеты (конверты) при их поступлении в организацию. Если КД копируется, учету подлежат все экземпляры (копии) КД.

    4. Выполнение любых перемещений КД и иных операций под роспись руководителей, исполнителей и технического персонала. Это правило означает, что при осуществлении операций, связанных с приемом-передачей КД, проверкой их сохранности, целостности и комплектности и др., запись о совершенном действии в учетной форме осуществляется под роспись того лица, на которого переходит ответственность за КД после совершения данной операции. Например, отпечатанный в подразделении конфиденциального делопроизводства КД, передается исполнителю, исполнитель должен расписаться в учетной форме, подтверждая факт получения документа. Сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства должен строго следить за соблюдением этого правила. Даже при передаче КД на рассмотрение руководителя организации нельзя пренебрегать этим правилом, иначе, если произойдет утрата документа, трудно будет доказать, кто несет за это ответственность. При отсутствии подписи руководителя в учетной форме ответственность будет лежать на подразделении конфиденциального делопроизводства.

    5. Проверка комплектности, целостности документа при любом перемещении КД. Для выполнения этого правила работник подразделения конфиденциального делопроизводства должен при каждом получении или передаче КД пересчитывать количество листов основного документа, количество приложений и количество листов приложений для подтверждения целостности и комплектности КД. При этом в учетной форме и на самом документе отмечается количество листов основного документа и количество приложений и листов приложений. На документе эти сведения проставляются в составе отметки о поступлении (входящем штампе), где наряду с датой и номером поступления указываются перечисленные данные, например:

    16.04.2008 вх. № 58к

    5 л. + 3 прил. 6 л.

    6. Письменная фиксация всех обращений персонала к документу. Соблюдение этого правила требует фиксировать в учетных формах не только те действия, которые санкционированы и совершаются в соответствии с нормативными актами организации, но и несанкционированные действия, совершаемые с КД, например, факты получения доступа (даже случайного) к КД тех работников или сторонних лиц, которым доступ к этим документам не разрешен. Эта информация может оказаться важной в том случае, если произойдет утечка и разглашение конфиденциальной информации и необходимо будет установить канал утечки этой информации. Сведения о фактах несанкционированного доступа к КД фиксируются в учетной форме (журнале, карточке КД или в базе данных, если в организации ведется автоматизированный учет КД).

    7. Учет и обеспечение сохранности не только документов, но и учетных форм. Поскольку в основе организации конфиденциального документооборота лежит учет документов и всех действий, совершаемых с документом, большое значение приобретают сами учетные формы: журналы, картотеки, автоматизированные базы данных. Поскольку, как сказано выше, конфиденциальный документооборот строится на пооперационном учете, а сами операции осуществляются под роспись работника, чаще всего в качестве учетных форм используются журналы или регистрационно-учетные карточки на бумажном носителе. Если учет ведется в автоматизированной базе данных, где фиксируются совершаемые с документом действия и операции, учет приема-передачи КД ведется в так называемом передаточном журнале на бумажном носителе. Учитывая, что учету подлежат не только КД, но проекты документов, пакеты и др., в подразделении конфиденциального делопроизводства, как правило, ведется много учетных форм. Это и заставляет вводить еще и учет самих учетных форм, как правило, журнал учета учетных форм, который может вестись как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

    8. Письменное санкционирование руководителем процедур копирования конфиденциальных документов, контроль технологии выполнения этих процедур. Количество копий КД должно быть ограниченным и определяться деловыми потребностями. Решение о копировании КД может принимать руководитель организации, его заместители или руководитель службы безопасности организации. Как правило, с КД снимается ограниченное количество копий.

    9. Коллегиальность процедуры уничтожения документов, дел и баз данных. Это правило требует, чтобы в процедуре уничтожения проектов, черновиков, КД участвовало не менее двух работников. Уничтожение документов, проектов документов, черновиков производится только по акту.

    10. Строгий контроль выполнения персоналом правил работы с конфиденциальными документами, делами и базами данных. Одно из требований правильной организации работы с КД – постоянный контроль организации работы с КД, особенно в период их нахождения у исполнителей. Практика показывает, что КД подвергается самым сильным угрозам именно тогда, когда КД находится у исполнителя. Подразделение конфиденциального делопроизводства должно проводить плановые и внеплановые проверки организации работы исполнителей с КД. В то же время служба информационной безопасности или руководство организации проводит проверки организации работы с КД в подразделении конфиденциального делопроизводства.

    naar.ru

    Как правильно рассчитать документооборот организации за определенный период, например, полугодие?

    Правила учета и анализа объемов документооборота, которые обязана осуществлять служба делопроизводства:

  • устанавливались Единой государственной системой делопроизводства (М., 1974), Государственной системой документационного обеспечения управления (М., 1991),
  • а в настоящее время предусматриваются Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (с изменениями от 07.09.2011) и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). Кроме того, Методические рекомендации предусматривают, что соответствующий раздел об учете объемов документооборота должен быть включен в состав инструкции по делопроизводству организации.
  • Объем документооборота организации подсчитывается, как правило, за месяц и далее нарастающим итогом за год. Он осуществляется на основе учетно-регистрационных форм в местах регистрации создаваемых и полученных организацией документов. Для сбора объективных данных об объеме документооборота должна быть хорошо организована система регистрации получаемых, отправляемых и внутренних документов.

    За единицу учета принимается единственный экземпляр документа, т.е. подлинник (оригинал) документа или копия (если она является единственным экземпляром). Копии, создаваемые при сканировании и ксерокопировании документов, подсчитываются раздельно в пределах тех же документопотоков. При учете поступающих и отправляемых документов сопроводительное письмо и документы-приложения к нему принимаются за одну единицу учета, т.е. за один документ. Отдельно учитываются (но включаются в общий объем документооборота) предложения, заявления и жалобы граждан, а также претензии клиентов и контрагентов, обращения граждан через портал «Электронное правительство» за электронными услугами, обращения на сайт, обращения по официальному адресу электронной почты, указанному на бланке организации. Это необходимо для проведения соответствующей аналитики по вопросам деятельности организации во «внешней» среде, контроля репутационных рисков и т.п.

    Итак, формула для подсчета объема документооборота следующая:

    В числителе обозначается общее количество документов как единиц учета, т.е. объем документооборота, необходимый для анализа процессов документирования и рациональной организации всех бизнес-процессов и делопроизводства, в знаменателе – количество копий документов, необходимое для расчета численности сотрудников, анализа соблюдения норм выработки при работе с документами и разработки новых норм, обоснования процессов автоматизации, внедрения новых технологий и т.п.

    Форма представления справки или сводки об объеме документооборота может быть следующей (пример самой простой формы):

    Самая простая форма справки об объеме документооборота

    Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (п. 24) предусматривают, что служба делопроизводства обобщает и анализирует данные о количестве документов и представляет их руководителю в установленном им порядке. Рекомендуем в связи с этим в инструкции по делопроизводству или в отдельном приказе организации (приказ по административно-хозяйственной деятельности с пятилетним сроком хранения) особо оговорить соответствующие сроки или график, а также формы представления справок об объеме документооборота.

    www.delo-press.ru

    Учет документооборота

    Учет документооборота производится в ведомственном архиве организации. Какой набор учетных документов необходимо иметь для учета документооборота, расскажем в настоящей статье.

    Из статьи вы узнаете:

    Основное назначение учета документооборота компании — фиксация общего количества деловых бумаг и их состава, а также мониторинг их поступления и убытия.

    Кроме того, учет позволяет обеспечить надлежащую сохранность бумаг и поиск необходимой информации. Минимальный компонент учета называется единицей хранения. К ней может относится как отдельная бумага, так их совокупность, собранная под одной обложкой — т.н. «дело».

    Основные документы, необходимые для учета документооборота

    Ниже мы приводим список основных документов, которые нужно завести в архиве предприятия для обеспечения надлежащего учета документооборота.

    • Опись дел постоянного хранения. Основное назначение данной деловой бумаги — поединичный и суммарный учет дел. Если ваша организация осуществляет передачу дел в государственный или муниципальный архив, т.е. на государственное хранение, т.е. вам нужно составить данную опись. Гораздо более распространенным является случай, когда организация по закону может изменить срок хранения бумаг с постоянного на срок в 10 или более лет. Иногда такой срок обозначается как «до ликвидации предприятия». В этих случаях нет необходимости составлять указанную выше опись.
    • Опись дел по личному составу
    • Опись дел временного хранения (более 10 лет). В данную опись включаются деловые бумаги со сроком хранения более 10 лет.
    • Опись дел временного хранения (менее 10 лет). На практике, данная бумага часто не составляется вовсе. Вместо нее для учета документооборота используются номенклатуры дел для каждого конкретного года. Достаточно часто возникает ситуация, что часть бумаг вообще не передается в архив организации, а остается в тех отделах, где они были созданы. Они находятся там на протяжении всего срока хранения.
    • Описи дел структурных подразделений. На основании данных бумаг осуществляется передача дел в архив организации, т.е. они являются сдаточными описями. Еще до того, как будет составлен годовой раздел общей описи дел организации, используется данные учетные документы.
    • Дело фонда. История предприятия и его фонда содержится в данной папке. В ее состав входят различные акты (об уничтожении дел, о проведении проверок, передачи дел в государственный архив и т.д.). Все бумаги, находящиеся в данной папке должны быть расположены в хронологическом порядке, по мере их поступления. Обязательным условием соблюдения надлежащей хронологии является наличие в деле фонда внутренней описи и нумерации всех страниц дел.
    • Паспорт архива предприятия. Если ваша организация передает часть дел в государственный или муниципальный архив, т.е. на государственное хранение, то наличие такого паспорта является обязательным.
    • Вспомогательные документы, необходимые для учета документооборота

      Лист-заверитель дела. Назначение данной бумаги — осуществление количественного учета листов, входящих в состав дел, постоянного или временного хранения. Как правило такой лист-заверитель составляется и подшивается в папку в момент научно-технической обработки деловых бумаг, которая подразумевает их подшивку в твердую обложку.

      Книга учета поступления и выбытия документов. Назначение книги — мониторинг поступления и выбывания документов в архиве предприятия в течение заданного периода времени. Чаще всего контрольным периодом учета движения документов является один календарный год.

      Лист фонда. Назначение данной бумаги — фиксация изменений в наименовании организации, учет и нумерация описей дел, которые уже хранятся в архиве, а также учет поступления и выбывания архивных деловых бумаг.

      Реестр описей. Назначение данной бумаги — учет видов и количества описей дел, которые находятся на хранение в архиве.

      Учет электронного документооборота

      Учет электронных документов (ЭД) и электронного документооборота осуществляется на основании правил, утвержденных локальными нормативными актами компании.

      В общую учетную базу данных ЭД или в учетную карточку ЭД вводятся сведения о каждой единице учета ЭД.

      В составе архивного фонда компании учет ЭД осуществляется по соответствующим описям, единицам учета и единицам хранения. Объем информации, хранящейся в ЭД, указывается в мегабайтах (Мбайт).

      В том случае, если информационный объем ЭД изменился в результате конвертации файла в другой формат или в результате перезаписи на другой носитель, об этом составляется акт о миграции и перезаписи ЭД, где указывается новый объем. Все произведенные изменения также фиксируются в новой итоговой описи, листе фонда, а также в прилагаемой к паспорта архива объяснительной записке.

      Единицей учета ЭД является единица хранения и комплекс таких единиц хранения, на которых осуществляется запись файлов или группы файлов, представляющих собой единый информационный или программный объект. Это может быть простой текст, гипертекст, мультимедийный объект, база данных, банк данных, база знаний и т.п. Сопроводительная документация, прилагаемая к ЭД, также является компонентом единицы учета ЭД.

      Единицей хранения ЭД считается физически обособленный носитель информации. В зависимости от времени создания ЭД, такими носителями могут быть дискеты, CD-диски, жесткие диски (винтчестеры), USB-накопители (флеш-носители). К единицам хранения также относится сопроводительная документация к ЭД.

      В момент поступления ЭД на хранение в архив об этом делается соответствующая запись в книге учета поступления и выбытия документов.

      Количество ЭД каждого поступления или выбытия указывается дробью: в ед. учета/ед. хр./Мб.

      Вспомогательными учетными документами при учете ЭД могут быть журнал учета поступления и выбытия ЭД, а также журнал учета миграции и перезаписей ЭД.

      Учет объема документооборота

      Объем документооборота – количество деловых бумаг, которые поступили на предприятие в течение определенного периода времени, как правило за год. Учет объема документооборота имеет основной целью — установление объема обрабатываемой информации и загрузки отделов и сотрудников. Эта процедура необходимо для проектирования деятельности компании, оптимизации работы службы ДОУ и совершенствования делопроизводства.

      Учет объема документооборота в учреждении организуется для установления условного объема обрабатываемой информации и загрузки подразделений и отдельных работников, получения данных для проектирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства и выбора наиболее целесообразных технических средств его механизации.

      Следует отметить, что при определении объема документооборота следует учитывать все деловые бумаги.

      Имеется в виду, что содержание, автор, адресат, количество копий, наличие или отсутствие регистрации, число инстанций, через которые прошла бумага не должны влиять на учет объема документооборота. Разумеется, что исходящие, входящие и внутренние деловые бумаги подлежат подсчету отдельно друг от друга. Копии учитываются также отдельно.

      Таким образом, составления архивной описи дел и формирование дела фонда являются главными целями проведения учета документооборота компании. В случае подготовки дел для передачи в государственный или муниципальный архив, т.е. на государственное хранение, важным моментом станет подготовка паспорта архива организации.

      m.sekretariat.ru

      Еще по теме:

      • 44 налог 44. Налог на игорный бизнес Игорный бизнес – предпринимательская деятельность, связанная с извлечением организациями или индивидуальными предпринимателями доходов в виде выигрыша и (или) платы за проведение азартных игр и (или) пари, не являющаяся реализацией товаров (имущественных прав), работ или услуг. Налог на […]
      • Правил для выравнивания пола Выравнивание пола своими руками Выравнивание пола — обязательный этап в ходе ремонтно-отделочных работ, за которым следует монтаж напольного покрытия. Почему обязательный? Дело в том, что полы с течением времени теряют первоначальную форму — в них образуются выпуклости, щели и трещины. При желании обновить облик […]
      • Как написать заявление об обмене товара Как осуществить возврат товара ненадлежащего качества? Возврат товара ненадлежащего качества – это законное право каждого гражданина, закрепленное Гражданским кодексом РФ и ФЗ «О защите прав потребителей». Как вернуть продавцу некачественный товар, расскажем в этой статье. Как вернуть в магазин некачественный […]
      • Основные правила по русскому для сдачи гиа Подготовка к ОГЭ по русскому языку Подготовка к ОГЭ — дело ответственное и сложное. Особенно это касается самостоятельной подготовки. Очень надеюсь, что материалы сайта «Стать грамотным» помогут вам, дорогие девятиклассники подготовиться к выпускному экзамену по русскому языку и сдать его успешно. Итак, кликайте по […]
      • Правило на умножение смешанных чисел Умножение смешанных чисел: правила, примеры, решения. В этой статье мы разберем умножение смешанных чисел. Сначала озвучим правило умножения смешанных чисел и рассмотрим применение этого правила при решении примеров. Дальше поговорим об умножении смешанного числа и натурального числа. Наконец, научимся выполнять […]
      • Какие группы по единому налогу Регистрация СПД ФО-П в любом регионе Украины -1200 грн Регистрация предпринимателя ( СПД, ФО-П ) без киевской прописки в любом регионе Украины на едином налоге с открытием счета в банке. Стоимость регистрации 1200 гривен. Если Ваша прописка (регистрация) не совпадает с местом вашего фактического […]
    Закладка Постоянная ссылка.

    Комментарии запрещены.